Compte-rendu de la réunion du CA du 29 Juin 2012

CONSEIL D’ ADMINISTRATION DU 29 JUIN 2012

Le Conseil d’administration de l’ Association VsART s’est tenu au Vernet, chez Françoise Blanc le 29 juin 2012

Membres présents : P. ROULIE, F. BLANC, C. FRIXTALON, H. GHEDIN,
N. HENRY- VIEL, C. LACAZE, J. PERNET, P. SORRIBES, C. VADA
Excusés M. MIALHE, D. ROSELL, D. VIALA

En préalable :
présentation d’un atelier : composition florale par Danièle BEL qui avait apporté et nous a offert certaines réalisations.Une maison de retraite (Emeraude) est déjà intéressée par ce projet, il pourrait donc être mis en œuvre et Danièle s’est engagée à y participer.

Information sur nos Finances :
à ce jour 61 membres se sont acquittés de leur cotisation, nous avons encaissé 1 287 € , soit 2 fois plus que le cumul des cotisations de base.
Nous avons convenu :

• de laisser en « stand by » les 6 retardataires,
• de demander à l’avenir que les cotisations soient reçues au plus tard le 31 décembre et
• d’envoyer dorénavant un reçu dès réception.

La trésorerie  :
Les débits et crédits sont régulièrement suivis, la situation est saine et aucune ponction n’a été effectuée sur notre compte épargne.
Par ailleurs le rapport net de nos animations s’élève en moyenne à 33 €.

Projets d’achat et d’investissements :
Une subvention de 2 500 € nous a été attribuée par le groupe AG2R La mondiale puisque nous avons reçu le 5ème prix des Trophées de l’innovation sociale.

Le Conseil a donc décidé :

• De faire imprimer 1500 dépliants et 4500 Flyers qui seront distribués lors de la journée des Associations en Octobre (car les documents présentés ont été avalisés mais il faudra y faire figurer les mentions légales obligatoires (devis en cours)
• De faire réaliser une « flamme » pour cette même opération (170 €)
• D’acheter un micro-bouche indispensable pour nos conférences (micro et ampli pour un coût de 200 €) Un deuxième appareil pourrait être acquis ultérieurement, si cela s’avère nécessaire.
• De prévoir l’achat de fournitures pour l’atelier composition florale (sachant que le coût du matériel nécessaire sera pris en charge par la maison et majorera donc le prix normal de l’animation en accord avec la déléguée et la responsable de l’atelier)
• De réserver un crédit de 250 € pour la réalisation d’un découpage audio-visuel (opérette ou récital) Denise Roussel à l’origine de ce projet est donc chargée de rechercher un technicien possédant les compétences requises.

Assurance de l’ Association

Le problème d’une assurance pour le vol éventuel du matériel transporté dans les véhicules personnels a été évoqué récemment. Des devis nous ont donc été proposés par la MAIF, la Banque Populaire et AXA .
Après avoir pris connaissance des diverses modalités : application d’une vétusté, montant des franchises et coût d’ une telle assurance, le Conseil a décidé de ne pas y donner suite car :

• Certains d’entre nous sont couverts par leur assurance personnelle
• Le risque est minime de voir les matériels dérobés dans les maisons de retraite, et d’ailleurs cela ne s’est jamais produit.
  Mais, en tout état de cause et en cas de vol, le remplacement sera pris en charge par VsART.

Le Site Informatique

Nous sommes très satisfaits de sa réalisation, qui correspond bien à nos attentes.
Pour alimenter la rubrique « Vie de Vsart » nous invitons tous nos adhérents à témoigner de leur implication et de leurs expériences à VsART.
Ces témoignages seront mis en ligne par Françoise Blanc et ultérieurement par P. Sorribes et J. Pernet.
Enfin Philippe Masson (créateur du site) est et sera notre « personne ressource »

Fonctionnement et Organisation

Nécessité de réfléchir à une meilleure répartition des tâches, car certains ne peuvent plus assumer la totalité de leurs charges.
D’ores et déjà il a été décidé :

• Que Colette Frixtalon sera responsable de l’élaboration et de la diffusion des plannings mensuels (mail et courrier) à tous les adhérents à l’ exception des sympathisants.
  En outre, si nos espoirs de recrutement s’avèrent positifs, les formations nécessaires devraient être assurées par le Bureau, et plus précisément :
• H. GHEDIN et C. LACAZE : musique et chants
• P. SORRIBES et N. HENRYVIEL : accueillantes
• P. ROULIE et F. BLANC : tâches administratives.
• Enfin une mise à jour de nos différentes listes est nécessaire, et notamment : Maisons et Délégués.

Cette réunion très dense s’est terminée par notre « auberge espagnole » rituelle dans la salle à manger de Françoise que nous remercions vivement pour son accueil et la visite fort appréciée de la Fondation POUS organisée par Colette Frixtalon.