compte-rendu de la réunion de bureau du 15 Février 2013

REUNION DE BUREAU DU 15 FEVRIER 2013

Membres présents : P. ROULIE, F. BLANC, C. FRIXTALON, D. ROSELL
P. SORRIBES, C. VADA, D. VIALA
Excusés  : H. GHEDIN, C. LACAZE, J. PERNET
Autres participants  : M. CASSET

Les points suivants ont été abordés

• Nouvelles de Josette Pernet : Une bronchite retarde actuellement la chimiothérapie qu’elle doit suivre. Paulette donne connaissance aux membres du Bureau de sa lettre de démission.Nous pensons beaucoup à elle et nous lui souhaitons une rapide amélioration de sa santé.

-* Préparation de l’ A.G. du 14 Mars :

Edition des divers documents, Mado avec calme et efficacité effectue les photocopies, (convocation, adhésion et reçu fiscaux) et préparation de l’envoi effectué ce jour
Convivialité après A. G. idem pot de rentrée
La liste de pointage (tous adhérents) sera effectuée par Françoise et mise à jour pendant l’ A.G.
Le Bilan comptable (validé par M. Miale) sera préparé par Patricia.

-* Proposition d’achat de matériel

Nous ne donnons pas suite à l’offre de synthétiseur qui nous a été faite (trop cher, et doute sur son utilité)
Nécessité de compléter le matériel utilisé dans les ateliers de C. Vada et D. Lavergne. Christiane fera une proposition après recherche (mini ordinateur ou tablette)

-* Réunion Culturels/ Délégués du 22 mars.

Les culturels ont été convoqués, les délégués vont l’être ce jour par Françoise.
Il parait nécessaire d’avoir des équipes permanentes dans les Maisons.
Il faudra aussi réfléchir sur l’affectation des maisons aux délégués (rechercher la proximité géographique : Danielle. VIALA : Le Ruisseau ? Françoise BLANC Emeraude ?)
Amparo Marin appui de Mado (La Cotonnière) et de Nicole pour l’utilisation du matériel

• Paulette parle du rapport effectué par Hubert et Christian après la dernière réunion des culturels qui note :

Le souhait des artistes de mettre en place des "équipes de Culturels".
Parfois le manque de participation des délégués-accueillantes lors des spectacles.
Le sentiment chez certains culturels de ne pas être assez sollicités
Leurs réserves quant au rangement et à l’organisation matérielle de la salle.

Même si nous pouvons répondre à certaines critiques, il faudra éviter que cette réunion de travail dont le but est d’améliorer notre fonctionnement, ne tourne au « règlement de compte »

-* Calendrier des réunions à venir

1er Mars Equipe (Il y a eu 51 animations en janvier et Février, la 1ère animation de Mars sera donc le N° 52)
8 Mars : Bureau (préparation de l’ A.G.)
14 Mars A. G
22 Mars : Bureau (Bilan de l’A.G)
29 Mars Equipe (date avancée car Françoise et Paulette seront à Toulon le 5 Avril)

-* Questions diverses

Certains culturels sont rémunérés (J.Cl.Barbier, Les Sardanes) dorénavant cela se fera sous forme d’honoraires et non de remboursement de frais de déplacement. Bien évidemment ce coût devra être intégré dans la participation demandée aux maisons où ils interviennent.
Il faudra rappeler aux délégués de respecter la date d’envoi de leurs animations afin d’éviter que le planning mensuel soit complété lors de la réunion d’équipe.
Dany souhaite recevoir au plus tôt (avant la réunion d’équipes) les compte-rendus d’animation, ce qui facilitera son travail.
Patricia souhaite que les demandes d’adhésion soient l’an prochain adressées en Décembre (avant la convocation à l’A.G) A voir…
Enfin il faudra que notre N° SIRET figure désormais sur tous nos documents (courriers et factures) Françoise va les modifier

Nous nous retrouverons donc le 22 Mars pour la réunion Délégués/ Culturels.

Bon week-end et bonne semaine